Los asistentes administrativos manejan una amplia gama de funciones, un gran desafío para los trabajadores con antecedentes generales.
Los asistentes administrativos realizan deberes y tareas administrativos para apoyar a los diferentes departamento de una empresa. Están empleados en oficinas de la mayoría de los sectores comerciales. La mayoría de los puestos de nivel de entrada están disponibles para aquellos con un diploma de escuela secundaria y buenas habilidades de comunicación e informática, sin embargo, algunos asistentes administrativos deben poseer conocimientos sobre el área donde están laborando.
¿Cuáles son las funciones de un asistente administrativo?
Entre las funciones de un asistente administrativo se encuentran una variedad de tareas organizativas que mantienen el negocio de su empleador funcionando de manera eficiente. Sus deberes dependerán de su industria y de la empresa para la que trabaje, pero pueden incluir:
Responder consultas por teléfono, correo electrónico y redes sociales y dirigirlas a otros empleados cuando corresponda.
Redactar documentos tales como: Cartas, informes, memorandos, entre otros.
Procesamiento de correo entrante y saliente.
Creación y mantenimiento de registros informáticos.
Mantenimiento de archivos en papel.
Monitoreo de equipos de oficina y niveles de existencias; pedir suministros según sea necesario
Realización de tareas básicas de contabilidad.
Programación de reuniones, seminarios, conferencias y otros eventos
Toma de actas durante las reuniones de negocios.
Coordinación de citas para ejecutivos y gerentes.
Ambiente de Trabajo
Los asistentes administrativos laboran en entornos de oficina, realizando diferentes actividades en áreas tales como: Oficinas de abogados, hospitales, clínicas, notarías, universidades y empresas privadas.
Muchos asistentes administrativos comparten oficinas con otros profesionales administrativos, mientras que otros trabajan de forma independiente en sus propios espacios de oficina, generalmente ubicados cerca de un ejecutivo al que asisten.
En algunas ocasiones comparten sus estaciones de trabajo con otros empleados de la empresa. en la mayoría de los casos las oficinas donde laboran los asistentes administrativos son entornos tranquilos, sin embargo, suelen volverse estresantes cuando se requiere que un informe o un trabajo esté listo en un tiempo corto.
Horario de Trabajo
Los asistentes administrativos por lo general trabajan entre 30 y 40 horas semanales. Algunas empresas suelen emplear a otros asistentes administrativos para trabajar a tiempo parcial en horarios flexibles. Los asistentes administrativos en algunas industrias pueden tener que trabajar horas extras de vez en cuando.
Algunas organizaciones que operan fuera del horario comercial tradicional, como los hospitales, pueden requerir que sus asistentes administrativos trabajen los fines de semana, días festivos y hasta altas horas de la noche. Los asistentes administrativos que trabajan en estos horarios inusuales a menudo tienen tiempo libre durante el día laboral tradicional para equilibrar las cosas.
Formación Profesional de un Asistente Administrativo
Educación
La mayoría de los puestos de asistente administrativo de nivel de entrada requieren una educación secundaria, universitaria o su equivalente, sin embargo, los asistentes administrativos pueden obtener una ventaja competitiva al obtener un título de asociado o un certificado que muestre experiencia comprobada en:
Gestión de Base de Datos: Alfabetización informática básica, incluida la competencia con software de procesamiento de textos y hojas de cálculo.
También puede inscribirse en un programa de Profesional Administrativo Certificado, dicho programa le permite al estudiante desarrollar habilidades que le servirán a lo largo de su carrera, incluso si lo lleva más allá del campo administrativo. Después de todo, las habilidades administrativas pueden ayudarlo a conseguir un trabajo en una variedad de industrias.
Los asistentes administrativos que aspiran a puestos en los campos legal y médico también pueden completar cursos específicos de la industria que enseñan más sobre la terminología y los procedimientos particulares del sector. Según la Oficina de Estadísticas Laborales, cada vez es más común que los empleadores busquen asistentes administrativos de nivel ejecutivo con educación universitaria.
Habilidades de los asistentes administrativos: Los asistentes administrativos requieren una variedad de habilidades para desempeñar con éxito sus funciones. Si desea tener una gran demanda como empleado administrativo, debe practicar estas habilidades duras y blandas que buscan los gerentes de contratación:
Alfabetización Informática Básica: Los asistentes administrativos pasan gran parte de su tiempo en las computadoras, especialmente en el uso de software de procesamiento de textos, bases de datos y hojas de cálculo, e Internet. La familiaridad con Microsoft Office es particularmente importante.
Organización: Los asistentes administrativos confían en la organización y las habilidades de gestión del tiempo para mantener los horarios en orden y realizar múltiples tareas en una variedad de tareas administrativas.
Comunicación Oral y Escrita: Los asistentes administrativos hablan con los altos ejecutivos, los miembros del personal y los visitantes del negocio. También redactan cartas, correos electrónicos y publicaciones en las redes sociales utilizando un tono profesional adecuado y una gramática y ortografía correctas. Las habilidades de comunicación son indispensables en este rol.
Habilidades Interpersonales: Debido a que estará en contacto para muchos miembros del personal y visitantes de la empresa, los asistentes administrativos deben tener habilidades interpersonales altamente desarrolladas.
Atención a los detalles: Es vital que los asistentes administrativos completen sus tareas con un alto nivel, sin errores. Recurrirá a esta habilidad cuando corrija borradores de informes y cartas.
Trabajo en Equipo: Los asistentes administrativos juegan un papel vital en las operaciones de cualquier organización, por lo que es importante que trabajen bien con otras personas en el negocio.
Iniciativa: Los asistentes administrativos a menudo necesitan usar su propia iniciativa para anticiparse a los problemas de trabajo y mantenerse a la vanguardia.
Habilidades Numéricas: Esto es especialmente importante para los asistentes administrativos responsables de la contabilidad.
Habilidades para resolver problemas: Los asistentes administrativos recurren a estas habilidades cuando los clientes necesitan cancelar reuniones, las citas necesitan hacer malabarismos, los suministros no llegan a tiempo y surgen otras emergencias en el lugar de trabajo.
Flexibilidad: Los deberes de un asistente administrativo pueden variar significativamente de un día a otro. Confían en su flexibilidad para adaptarse a las demandas que trae cada día y sobresalir en cualquier tarea que se requiera.
Sólida Ética de Trabajo: el trabajo que realizan los asistentes administrativos es esencial para las operaciones de sus organizaciones. Se necesita una fuerte ética de trabajo para completar todas las actividades administrativas que pueden surgir en el transcurso de un día laboral.
Salario promedio de un Asistente Administrativo
Actualmente el salario promedio nacional para asistentes administrativos es de $53,000 por año. Los salarios varían según la industria, la ubicación y la experiencia laboral. Utilice nuestra herramienta de búsqueda de salarios para encontrar información sobre los salarios de los asistentes administrativos en su área.
Conclusiones
La carrera de Asistente Administrativo puede llevarlo en muchas direcciones diferentes. A medida que los asistentes adquieren experiencia, pueden ascender a funciones más importantes con mayor responsabilidad. Por ejemplo, un asistente administrativo de nivel de entrada puede convertirse en un asistente administrativo ejecutivo o en un gerente de oficina. Si desea avanzar como asistente administrativo, debe aplicar para aprender más sobre las operaciones de su empresa y mejorar su conjunto de habilidades con certificaciones o títulos.
En algunos casos, los asistentes administrativos motivados pueden trasladarse a otros departamentos dentro de su organización, como contabilidad o tecnología de la información. Obtener calificaciones formales y capacitación en una de estas áreas mejorará las posibilidades de un asistente administrativo de hacer la transición a un nuevo trabajo.
Trabajar como asistente administrativo es una excelente opción para las personas que prefieren ingresar a la fuerza laboral en lugar de continuar sus estudios después de la escuela secundaria. La amplia gama de responsabilidades y sectores industriales que emplean asistentes administrativos asegura que este puesto seguirá siendo interesante y desafiante.
